1. Общие положения
1.1. Политика обработки персональных данных в АО ГК «МАЙ» (далее – Политика) определяет основные принципы, цели, порядок и условия обработки персональных данных, перечень субъектов и обрабатываемых в АО ГК «МАЙ» персональных данных.
1.2. Настоящая Политика разработана в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее – Федеральный закон «О персональных данных»).
1.3. Положения Политики служат основой для организации работы по обработке персональных данных, в том числе для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в АО ГК «МАЙ» вопросы обработки персональных данных работников АО ГК «МАЙ».
1.4. Политика вступает в силу после ее утверждения дирекцией АО ГК «МАЙ», действует бессрочно или до ее замены новой редакцией.
1.5. В Политике используются термины и определения в соответствии с их значениями, как они определены в Федеральном законе «О персональных данных».
Обработка персональных - данных любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2. Правовые основания обработки персональных данных
Правовыми основаниями обработки персональных данных являются:
- Конституция Российской Федерации;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Приказ ФСТЭК России № 55, ФСБ России № 86, Мининформсвязи России № 20 от 13 февраля 2008 г. «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»;
- Приказ ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.
3. Категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
3.1. АО ГК «МАЙ» обрабатывает следующие категории персональных данных:
- персональные данные общей категории, которые не могут быть отнесены к специальным категориям персональных данных, к биометрическим персональным данным или к общедоступным персональным данным;
- общедоступные персональные данные.
3.2. Перечень персональных данных, обрабатываемых в АО ГК «МАЙ», определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами АО ГК «МАЙ» с учетом целей обработки персональных данных, указанных в настоящей Политике.
3.3. К категориям субъектов персональных данных относятся:
- работники АО ГК «МАЙ», работники филиалов и представительств АО ГК «МАЙ», бывшие работники, а также родственники работников;
- лица, входящие в органы управления АО ГК «МАЙ»;
- кандидаты на замещение вакантных должностей;
- лица, работающие (планирующие работать) в АО ГК «МАЙ» по гражданско-правовым договорам;
- лица, проходящие практику в АО ГК «МАЙ»;
- представители/работники контрагентов АО ГК «МАЙ» (юридических лиц).
4. Принципы и цели обработки персональных данных
4.1. Персональные данные обрабатываются на основании следующих принципов:
- обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
- обработка персональных данных ограничена достижением конкретных, заранее определенных и законных целях;
- не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
- обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
- не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
- содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует целям их обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
- при обработке персональных данных должны обеспечиваться точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. АО ГК «МАЙ» принимает необходимые меры либо обеспечивает их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных;
- хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
- обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных».
4.2. Персональные данные обрабатываются АО ГК «МАЙ» в целях:
- регулирование отношений с кандидатами на замещение вакантных должностей в АО ГК «МАЙ» (содействие в трудоустройстве);
- регулирование трудовых отношений с работниками АО ГК «МАЙ» (обучение, продвижение по службе, контроль количества и качества выполняемой им работы, обеспечение сохранности имущества);
- предоставление работникам АО ГК «МАЙ» дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения;
- предоставление персональных данных финансово-кредитным организациям в связи с выпуском банковских карт для перечисления работникам АО ГК «МАЙ» заработной платы;
- осуществление функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на АО ГК «МАЙ», в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;
- исполнение судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
- формирование справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности АО ГК «МАЙ», его филиалов и представительств;
- обеспечение пропускного и внутриобъектового режимов на территории АО ГК «МАЙ»;
- осуществление прав и законных интересов АО ГК «МАЙ» в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами АО ГК «МАЙ», или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей;
- подготовка, заключение, исполнение и прекращение договоров с контрагентами;
- иные законные цели.
5. Основные права и обязанности АО ГК «МАЙ» и субъекта (ов) персональных данных
5.1. Субъекты персональных данных имеют право на:
- получение полной информации об их персональных данных, обрабатываемых в АО ГК «МАЙ»;
- доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
- уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
- отзыв согласия на обработку персональных данных;
- принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;
- обжалование действия или бездействия АО ГК «МАЙ», осуществляемого с нарушением требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд;
- осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.2. Субъекты персональных данных обязаны:
- предоставлять АО ГК «МАЙ» достоверные персональный данные в порядке и объеме, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
5.3. АО ГК «МАЙ» имеет право:
- обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных в соответствии с заявленной целью;
- требовать от субъекта персональных данных предоставления достоверных персональных данных;
- обрабатывать общедоступные персональные данные физических лиц;
- поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных.
5.4. Обязанности АО ГК «МАЙ»:
- предоставлять субъекту персональных данных по его запросу информацию, касающуюся обработки его персональных данных, либо на законных основаниях предоставить отказ в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя;
- разъяснять субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные, если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»;
- принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
- принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов АО ГК «МАЙ» в области персональных данных;
- назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в АО ГК «МАЙ»;
- издавать локальные нормативные акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в АО ГК «МАЙ»;
- осуществлять ознакомление работников АО ГК «МАЙ», его филиалов и представительств, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации, настоящей Политикой, локальными нормативными актами, регламентирующими в АО ГК «МАЙ» вопросы обработки персональных данных работников АО ГК «МАЙ», в том числе требованиями к защите персональных данных;
- прекращать обработку и уничтожать персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
- публиковать или иным образом обеспечивать неограниченный доступ к настоящей Политике;
- выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
6. Порядок и условия обработки персональных данных
6.1. АО ГК «МАЙ» осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.
6.2. Обработка персональных данных в АО ГК «МАЙ» осуществляется следующими способами:
- неавтоматизированная обработка персональных данных;
- автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
- смешанная обработка персональных данных.
6.3. АО ГК «МАЙ» устанавливает перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных и имеющих к ним доступ, отвечающих за организацию обработки персональных данных и обеспечение безопасности персональных данных.
6.4. Доступ к обрабатываемым персональным данным предоставляется только тем работникам АО ГК «МАЙ», которым он необходим в связи с исполнениями ими своих должностных обязанностей и с соблюдением принципов персональной ответственности.
6.5. АО ГК «МАЙ» при обработке персональных данных обязано принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных
6.6. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
6.7. АО ГК «МАЙ» без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных».
6.8. АО ГК «МАЙ» вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.
6.9. АО ГК «МАЙ» вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии с положениями Федерального закона «О персональных данных».
6.10. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях хранятся в запираемых шкафах, либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
Персональные данные, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях хранятся в электронном виде с использованием информационных систем, под паролем с ограниченным правом доступа.
6.11. Обработка персональных данных АО ГК «МАЙ» прекращается в случаях:
- достижение целей обработки персональных данных;
- истечение срока обработки персональных данных, предусмотренного федеральным законодательством, договором или согласием субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
- при отзыве субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, в случаях, не противоречащих требованиям федерального законодательства.
6.12. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных».
6.13. Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные производится при помощи шредера. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя. Уничтожение производится комиссией, назначаемой дирекцией АО ГК «МАЙ». Факт уничтожения подтверждается документально актом об уничтожении носителей, подписанным членами комиссии.
6.14. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
7. Заключительные положения
7.1. АО ГК «МАЙ» оставляет за собой право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
7.2. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется ответственным за организацию обработки персональных данных в АО ГК «МАЙ» в пределах своих полномочий.
